SYSTEM ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

Cel

Grupa HEINZ-GLAS w Polsce umożliwienia Sygnalistom dokonywanie Zgłoszeń dotyczących Naruszeń prawa w Kontekście związanym z pracą oraz zapewnienia im właściwą i skuteczną ochronę przeciw Działaniom odwetowym jakie mogłyby zostać podjęte w związku z dokonanym Zgłoszeniem dotyczącym Naruszenia prawa.

Regulacje dotyczące ochrony Sygnalistów stanowią część wdrożonego przez Grupie HEINZ-GLAS w Polsce wewnętrznego systemu zachowania zgodności, którego zadaniem jest prowadzenie działalności zgodnie z prawem, a także tworzenie bezpiecznego środowiska pracy.

Niniejszy wyciąg z Regulaminu zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w spółkach grupy HEINZ-GLAS w Polsce (dalej: „Regulamin”) ma na celu poinformowanie o zasadach:

  1. dokonywania Zgłoszeń wewnętrznych rozumianych jako przekazanie informacji na temat naruszeń zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów;
  2. funkcjonowania Platformy oraz zasady przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych.

Zastosowanie Regulaminu

Zasady przewidziane w Regulaminie mają zastosowanie do wszystkich pracowników, kadry kierowniczej i menedżerów Grupy HEINZ-GLAS w Polsce. Grupa umożliwia zgłoszenie Naruszenia prawa oraz Innego działania bezprawnego każdemu, ale w szczególności wszystkim pracownikom, współpracownikom, klientom, wykonawcom, dostawcom i innym stronom trzecim w celu zgłaszania faktycznych lub domniemanych nieprawidłowości.

Kim jest Sygnalista?

Sygnalista, z j. ang. Whistleblower, to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

1) pracownik;

2) pracownik tymczasowy;

3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

4) przedsiębiorca;

5) osoba wchodząca w skład organów statutowych oraz prokurenci spółek z Grupy HEINZ-GLAS w Polsce;

6) wspólnicy spółek z Grupy HEINZ-GLAS w Polsce;

7) stażysta, wolontariusz, praktykant;

8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

9) osoby, o których mowa powyżej, które dokonują Zgłoszenia w Kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy, usług lub pełnienia funkcji w spółkach z Grupy HEINZ-GLAS w Polsce, lub gdy taki stosunek już ustał.

Co można zgłaszać?

Można zgłaszać wszelkie faktyczne lub domniemane:

  1. „Naruszenia prawa", tj. działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

a) korupcji,

b) zamówień publicznych,

c)  usług, produktów i rynków finansowych,

d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,

f) bezpieczeństwa transportu,

g) ochrony środowiska,

h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

i) bezpieczeństwa żywności i pasz,

j) zdrowia i dobrostanu zwierząt,

k) zdrowia publicznego,

l) ochrony konsumentów,

m) ochrony prywatności i danych osobowych,

n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,

o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,

p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publiczno-prawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,

  • a także działania lub zaniechania niezgodne z wszelkimi innymi wewnętrznymi politykami Grupy HEINZ-GLAS w Polsce;

 

         2. "Inne działania bezprawne", tj. wszelkie inne zaistniałe w Grupie HEINZ-GLAS w Polsce naruszenia prawa w Kontekście związanym z pracą nieobjęte katalogiem zdefiniowanym pod pojęciem Naruszenia prawa oraz nieobjęte regulacjami wewnętrznymi i standardami etycznymi Grupy HEINZ-GLAS w Polsce. Do zgłoszeń dotyczących Innych działań bezprawnych nie stosuje się przepisów ustawy o ochronie sygnalistów.

 

Czego nie można zgłaszać?

Poniższe zastrzeżenia lub zgłoszenia nie stanowią Naruszeń prawa ani Innych działań bezprawnych w rozumieniu Regulaminu i nie mogą być zgłaszane za pośrednictwem Platformy umożliwiającej dokonywanie Zgłoszeń wewnętrznych:

  • Skargi dotyczące stosunku pracy
  • należy kierować do właściwego kierownika lub działu HR.
  • Spory osobiste z pracownikami lub kierownikami
  • należy kierować do właściwego kierownika lub działu HR.
  • Reklamacje dotyczące zakupionych produktów HEINZ-GLAS
  • należy kierować do właściwego działu obsługi klienta.
  • Informacje, o których osoba dokonująca zgłoszenia wie, że są nieprawdziwe
  • świadome zgłaszanie nieprawdziwych informacji może mieć konsekwencje dyscyplinarne, wynikające z prawa pracy lub prawa karnego.

Sposoby przekazywania Zgłoszeń wewnętrznych

Grupa HEINZ-GLAS w Polsce umożliwia dokonywanie Zgłoszeń wewnętrznych za pośrednictwem:

  1. Platformy znajdującej się pod adresem https://HEINZ-GLAS.integrityline.org, umożliwiającej dokonywanie Zgłoszeń wewnętrznych w sposób poufny oraz bezpieczny, a w razie potrzeby również anonimowy;
  2. na wniosek Sygnalisty – bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku od Sygnalisty lub Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia.

Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz do podejmowania Działań następczych

Osobą odpowiedzialną do odbioru Zgłoszeń wewnętrznych jest:

  1. Whistleblowing Coordinator (zasadniczo);
  2. Compliance Coordinator (w sprawach zgłoszeń dotyczących Whistleblowing Coordinator oraz w trakcie czasowej nieobecności Whistleblowing Coordinator).

Osobą odpowiedzialną za potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego, prowadzenia korespondencji z Sygnalistą celem doprecyzowania informacji zawartych w Zgłoszeniu oraz podejmowania Działań następczych jest:

  1. Whistleblowing Coordinator (zasadniczo),
  2. Compliance Coordinator (w sprawach zgłoszeń dotyczących Whistleblowing Coordinator oraz w trakcie czasowej nieobecności Whistleblowing Coordinator).

Osoby te zostały powołane uchwałami zarządów spółek z Grupy HEINZ-GLAS i zostały zobowiązane do podejmowania, z zachowaniem należytej staranności, Działań następczych.

Gwarancja poufności oraz możliwość zachowania anonimowości

Grupa HEINZ-GLAS w Polsce zapewnia poufność tożsamości Sygnalisty oraz Osób, których zgłoszenie dotyczy, a także osoby trzeciej wskazanej w Zgłoszeniu, w szczególności poprzez:

  1. ochronę danych osobowych i informacji, których dotyczy Zgłoszenie przed dostępem osób nieupoważnionych,
  2. udzielenie dostępu do danych osobowych i informacji, których dotyczy Zgłoszenie jedynie osobom, które zostały do tego upoważnione na piśmie,
  3. zaangażowanie do rozpatrywania i weryfikacji Zgłoszeń osób, które gwarantują poszanowanie praw Sygnalistów oraz osób, dla których Regulamin ma zastosowanie;
  4. umożliwienie dokonywania Zgłoszeń anonimowo.

Zgłoszenia anonimowe rozpatrywane są w tym samym trybie co pozostałe Zgłoszenia wewnętrzne.

Wraz z dokonanym Zgłoszeniem wewnętrznym, każdorazowo Sygnalista otrzymuje numer identyfikacyjny Zgłoszenia i ustala hasło dostępu do skrytki pocztowej na Platformie. Poprzez zalogowanie na skrytkę pocztową na Platformie możliwe jest przekazanie więcej informacji na temat Zgłoszenia oraz na prowadzenie dalszej korespondencji w sposób poufny lub anonimowy.

Przyjmowanie Zgłoszeń i zakres zgłaszanych danych

W przypadku, gdy Zgłoszenie wewnętrzne dokonywane jest za pomocą Platformy, Sygnaliście – poprzez wiadomość na Platformie – przekazywana jest informacja o fakcie przyjęcia i zarejestrowania dokonanego Zgłoszenia w terminie 7 dni kalendarzowych od otrzymania Zgłoszenia.

W przypadku, gdy Zgłoszenie wewnętrzne dokonywane jest za pomocą bezpośredniego spotkania:

  1. osoba przyjmująca Zgłoszenie wewnętrzne uzyskuje od Sygnalisty niezbędne informacje umożliwiające rozpatrzenie Zgłoszenia. Przyjęcie i zarejestrowanie dokonanego Zgłoszenia wewnętrznego odnotowywane jest na Platformie niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 3 dni. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia następuje poprzez Platformę w terminie 7 dni kalendarzowych od otrzymania Zgłoszenia ustnie, poprzez wiadomość na Platformie, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu;
  2. za zgodą Sygnalisty Zgłoszenie wewnetrzme dokumentowane jest w formie protokołu spotkania, który odtwarza dokładny przebieg tego spotkania. W przypadku sporządzenia protokołu Sygnalista ma dostęp do protokołu ze spotkania i może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu.

Zakres zgłaszanych danych

Sygnalista dokonujący Zgłoszenia wewnętrznego, celem zapewnienia możliwości rzetelnego i obiektywnego zbadania Zgłoszenia (zdarzenia), powinien uwzględnić w nim następujące informacje:

  1. Której spółki dotyczy Zgłoszenie? (wskazanie kraju i spółki z Grupy HEINZ-GLAS w Polsce);
  2. Wskazanie kategorii Zgłoszenia (Naruszenie prawa czy Inne działanie bezprawne);
  3. Informacje kontaktowe Sygnalisty (imię i nazwisko, numer telefonu lub adres e-mail; chyba, że dokonuje Zgłoszenia anonimowo);
  4. Opis zdarzenia (możliwie dokładny opis Naruszenia prawa ze wskazaniem istotnych faktów);
  5. Wskazanie nazwisk wszystkich osób uczestniczących w zdarzeniu;
  6. Czy kadra kierownicza wie o zdarzeniu? (tak lub nie);
  7. Kiedy miało miejsce to zdarzenie? (data lub okres);
  8. Gdzie miało miejsce to zdarzenie? (miejscowość, spółka, jednostki lub komórki organizacyjna, której dotyczy Naruszenie prawa lub Inne działanie bezprawne);
  9. Kiedy i w jaki sposób dowiedziałeś się o tym zdarzeniu? (ramy czasowe);
  10. Czy inne osoby wiedzą jeszcze o tym incydencie? Jeżeli tak, to kto?;
  11. Z jakim działem biznesowym Grupy Heinz-GLAS jest związane to nieprawidłowe postępowanie?;
  12. Czy osobiście jesteś uwikłany w to zdarzenie?

W przypadku nieposiadania pełnych informacji, o których mowa powyżej, Sygnalista powinien dokonać Zgłoszenia wewnętrznego w takim zakresie informacji, jakie posiada, w tym w szczególności podaćna czym opiera swoje podejrzenia.

Termin na przekazanie Sygnaliście Informacji zwrotnej

Dokładamy starań, aby udzielić Sygnaliście Informacji Zwrotnej możliwie szybko. W każdym przypadku, termin na przekazanie Sygnaliście Informacji zwrotnej nie przekracza 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego, a w przypadku braku potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia wewnętrznego.

Działania naprawcze na skutek Zgłoszenia

Zarząd decyduje o dalszych działaniach naprawczych mających na celu usunięcie skutków Naruszenia prawa lub Innych działań bezprawnych będących przedmiotem Zgłoszenia i przeciwdziała podobnym naruszeniom w przyszłości. Działania naprawcze mogą polegać w szczególności na wyciągnięciu konsekwencji prawnych wobec osób winnych Naruszenia prawa (np. rozwiązanie umowy, zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa), jak też na zmianie obowiązujących w Grupie HEINZ-GLAS w Polsce wewnętrznych wytycznych czy regulaminów.

Ochrona Sygnalistów oraz zakaz Działań odwetowych

Grupa HEINZ-GLAS w Polsce podejmuje wszelkie działania zapewniające co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania Sygnalisty.

Sygnalista podlega ochronie, o której mowa powyżej, pod warunkiem że posiadał uzasadnione podstawy pozwalające sądzić, że informacje będące przedmiotem Zgłoszenia są prawdziwe w momencie dokonywania Zgłoszenia i że informacja taka stanowi informację o Naruszeniu prawa.

 

Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych

Wprowadzenie

Jeżeli naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej HEINZ-GLAS w Polsce i nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, Sygnalista w pierwszej kolejności powinien rozważyć dokonanie zgłoszenia wewnętrznego.

  1. Zgłoszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO)

Rzecznikowi Praw Obywatelskich powierzono zadania związane z przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych, ich wstępną weryfikacją i  skierowaniem do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich w formie pisemnej, ustnie lub przez formularz zgłoszeń: 

Adres do korespondencji:

Zespół do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich
ul. Puławska 99, 02-595 Warszawa

Infolinia przeznaczona do dokonywania ustnych zgłoszeń zewnętrznych: 

(22) 20-98-499

Formularz zgłoszeń zewnętrznych: 

https://sygnalisci.brpo.gov.pl/pl/formularz_zgloszenia 

 

Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego w Biurze RPO określa Zarządzenie Nr 67/2024 Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie procedury zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich

Formularz wniosku o udzielenie porady: https://sygnalisci.brpo.gov.pl/pl/formularz_wniosek_porada

Dowiedz się więcej o zgłoszeniach zewnętrznych na stronie Zespołu ds. Sygnalistów

Aby zapobiec fałszywym zgłoszeniom ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje możliwość nałożenia kar na osoby, które świadomie przekazują nieprawdziwe informacje o naruszeniach prawa. Za takie działania grozi grzywna, ograniczenie wolności lub kara więzienia do 2 lat (art. 57 ustawy). RPO ma obowiązek zawiadomić prokuraturę w przypadku celowo dokonanego zgłoszenia opartego o nieprawdziwe informacje.

       2. Zgłoszenia do organów publicznych

Sygnalista może dokonać zgłoszenia do właściwego organu publicznego, w zależności od przedmiotu naruszenia.

Przykładowe organy:

Szczegółowe informacje o sposobach dokonywania zgłoszeń znajdują się na stronach internetowych tych organów. Część organów wskazano również: https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich.

       3. Zgłoszenia do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej

W przypadku naruszeń prawa UE, sygnalista może dokonać zgłoszenia do właściwych instytucji UE:

Europejski Inspektor Ochrony Danych: https://edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints_en

Perfection in Plastics