WYCIĄG

z Regulaminu zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w spółkach Grupy HEINZ-GLAS w Polsce 

Cel

Grupa HEINZ-GLAS w Polsce umożliwienia Sygnalistom dokonywanie Zgłoszeń dotyczących Naruszeń prawa w Kontekście związanym z pracą oraz zapewnienia im właściwą i skuteczną ochronę przeciw Działaniom odwetowym jakie mogłyby zostać podjęte w związku z dokonanym Zgłoszeniem dotyczącym Naruszenia prawa.

Regulacje dotyczące ochrony Sygnalistów stanowią część wdrożonego przez Grupie HEINZ-GLAS w Polsce wewnętrznego systemu zachowania zgodności, którego zadaniem jest prowadzenie działalności zgodnie z prawem, a także tworzenie bezpiecznego środowiska pracy.

Niniejszy wyciąg z Regulaminu zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w spółkach grupy HEINZ-GLAS w Polsce (dalej: „Regulamin”) ma na celu poinformowanie o zasadach:

1. 1. dokonywania Zgłoszeń wewnętrznych rozumianych jako przekazanie informacji na temat naruszeń zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów;
   2. funkcjonowania Platformy oraz zasady przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych.

Zastosowanie Regulaminu

Zasady przewidziane w Regulaminie mają zastosowanie do wszystkich pracowników, kadry kierowniczej i menedżerów Grupy HEINZ-GLAS w Polsce. Grupa umożliwia zgłoszenie Naruszenia prawa oraz Innego działania bezprawnego każdemu, ale w szczególności wszystkim pracownikom, współpracownikom, klientom, wykonawcom, dostawcom i innym stronom trzecim w celu zgłaszania faktycznych lub domniemanych nieprawidłowości.

Kim jest Sygnalista?

Sygnalista, z j. ang. Whistleblower, to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

1) pracownik;

2) pracownik tymczasowy;

3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

4) przedsiębiorca;

5) osoba wchodząca w skład organów statutowych oraz prokurenci spółek z Grupy HEINZ-GLAS w Polsce;

6) wspólnicy spółek z Grupy HEINZ-GLAS w Polsce;

7) stażysta, wolontariusz, praktykant;

8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

9) osoby, o których mowa powyżej, które dokonują Zgłoszenia w Kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy, usług lub pełnienia funkcji w spółkach z Grupy HEINZ-GLAS w Polsce, lub gdy taki stosunek już ustał.

Co można zgłaszać?

Można zgłaszać wszelkie faktyczne lub domniemane:

1. „Naruszenia prawa", tj. działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

a) korupcji,

b) zamówień publicznych,

c)  usług, produktów i rynków finansowych,

d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,

f) bezpieczeństwa transportu,

g) ochrony środowiska,

h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

i) bezpieczeństwa żywności i pasz,

j) zdrowia i dobrostanu zwierząt,

k) zdrowia publicznego,

l) ochrony konsumentów,

m) ochrony prywatności i danych osobowych,

n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,

o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,

p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publiczno-prawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,

• a także działania lub zaniechania niezgodne z wszelkimi innymi wewnętrznymi politykami Grupy HEINZ-GLAS w Polsce;

1. "Inne działania bezprawne", tj. wszelkie inne zaistniałe w Grupie HEINZ-GLAS w Polsce naruszenia prawa w Kontekście związanym z pracą nieobjęte katalogiem zdefiniowanym pod pojęciem Naruszenia prawa oraz nieobjęte regulacjami wewnętrznymi i standardami etycznymi Grupy HEINZ-GLAS w Polsce. Do zgłoszeń dotyczących Innych działań bezprawnych nie stosuje się przepisów ustawy o ochronie sygnalistów.

Czego nie można zgłaszać?

Poniższe zastrzeżenia lub zgłoszenia nie stanowią Naruszeń prawa ani Innych działań bezprawnych w rozumieniu Regulaminu i nie mogą być zgłaszane za pośrednictwem Platformy umożliwiającej dokonywanie Zgłoszeń wewnętrznych:

• Skargi dotyczące stosunku pracy

• należy kierować do właściwego kierownika lub działu HR.

• Spory osobiste z pracownikami lub kierownikami

• należy kierować do właściwego kierownika lub działu HR.

• Reklamacje dotyczące zakupionych produktów HEINZ-GLAS

• należy kierować do właściwego działu obsługi klienta.

• Informacje, o których osoba dokonująca zgłoszenia wie, że są nieprawdziwe

• świadome zgłaszanie nieprawdziwych informacji może mieć konsekwencje dyscyplinarne, wynikające z prawa pracy lub prawa karnego.

Sposoby przekazywania Zgłoszeń wewnętrznych

Grupa HEINZ-GLAS w Polsce umożliwia dokonywanie Zgłoszeń wewnętrznych za pośrednictwem:

1. 1. Platformy znajdującej się pod adresem https://HEINZ-GLAS.integrityline.org, umożliwiającej dokonywanie Zgłoszeń wewnętrznych w sposób poufny oraz bezpieczny, a w razie potrzeby również anonimowy;
   2. na wniosek Sygnalisty – bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku od Sygnalisty lub Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia.

Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz do podejmowania Działań następczych

Osobą odpowiedzialną do odbioru Zgłoszeń wewnętrznych jest:

1. Whistleblowing Officer (zasadniczo);
2. Compliance Coordinator (w sprawach zgłoszeń dotyczących Whistleblowing Officer oraz w trakcie czasowej nieobecności Whistleblowing Officer).

Osobą odpowiedzialną za potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego, prowadzenia korespondencji z Sygnalistą celem doprecyzowania informacji zawartych w Zgłoszeniu oraz podejmowania Działań następczych jest:

1. Whistleblowing Officer (zasadniczo),
2. Compliance Coordinator (w sprawach zgłoszeń dotyczących Whistleblowing Officer oraz w trakcie czasowej nieobecności Whistleblowing Officer).

Osoby te zostały powołane uchwałami zarządów spółek z Grupy HEINZ-GLAS i zostały zobowiązane do podejmowania, z zachowaniem należytej staranności, Działań następczych.

Gwarancja poufności oraz możliwość zachowania anonimowości

Grupa HEINZ-GLAS w Polsce zapewnia poufność tożsamości Sygnalisty oraz Osób, których zgłoszenie dotyczy, a także osoby trzeciej wskazanej w Zgłoszeniu, w szczególności poprzez:

1. ochronę danych osobowych i informacji, których dotyczy Zgłoszenie przed dostępem osób nieupoważnionych,
2. udzielenie dostępu do danych osobowych i informacji, których dotyczy Zgłoszenie jedynie osobom, które zostały do tego upoważnione na piśmie,
3. zaangażowanie do rozpatrywania i weryfikacji Zgłoszeń osób, które gwarantują poszanowanie praw Sygnalistów oraz osób, dla których Regulamin ma zastosowanie;
4. umożliwienie dokonywania Zgłoszeń anonimowo.

Zgłoszenia anonimowe rozpatrywane są w tym samym trybie co pozostałe Zgłoszenia wewnętrzne.

Wraz z dokonanym Zgłoszeniem wewnętrznym, każdorazowo Sygnalista otrzymuje numer identyfikacyjny Zgłoszenia i ustala hasło dostępu do skrytki pocztowej na Platformie. Poprzez zalogowanie na skrytkę pocztową na Platformie możliwe jest przekazanie więcej informacji na temat Zgłoszenia oraz na prowadzenie dalszej korespondencji w sposób poufny lub anonimowy.

Przyjmowanie Zgłoszeń i zakres zgłaszanych danych

W przypadku, gdy Zgłoszenie wewnętrzne dokonywane jest za pomocą Platformy, Sygnaliście – poprzez wiadomość na Platformie – przekazywana jest informacja o fakcie przyjęcia i zarejestrowania dokonanego Zgłoszenia w terminie 7 dni kalendarzowych od otrzymania Zgłoszenia.

W przypadku, gdy Zgłoszenie wewnętrzne dokonywane jest za pomocą bezpośredniego spotkania:

1. 1. osoba przyjmująca Zgłoszenie wewnętrzne uzyskuje od Sygnalisty niezbędne informacje umożliwiające rozpatrzenie Zgłoszenia. Przyjęcie i zarejestrowanie dokonanego Zgłoszenia wewnętrznego odnotowywane jest na Platformie niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 3 dni. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia następuje poprzez Platformę w terminie 7 dni kalendarzowych od otrzymania Zgłoszenia ustnie, poprzez wiadomość na Platformie, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu;
   2. za zgodą Sygnalisty Zgłoszenie wewnetrzme dokumentowane jest w formie protokołu spotkania, który odtwarza dokładny przebieg tego spotkania. W przypadku sporządzenia protokołu Sygnalista ma dostęp do protokołu ze spotkania i może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu.

Zakres zgłaszanych danych

Sygnalista dokonujący Zgłoszenia wewnętrznego, celem zapewnienia możliwości rzetelnego i obiektywnego zbadania Zgłoszenia (zdarzenia), powinien uwzględnić w nim następujące informacje:

1. Której spółki dotyczy Zgłoszenie? (wskazanie kraju i spółki z Grupy HEINZ-GLAS w Polsce);
2. Wskazanie kategorii Zgłoszenia (Naruszenie prawa czy Inne działanie bezprawne);
3. Informacje kontaktowe Sygnalisty (imię i nazwisko, numer telefonu lub adres e-mail; chyba, że dokonuje Zgłoszenia anonimowo);
4. Opis zdarzenia (możliwie dokładny opis Naruszenia prawa ze wskazaniem istotnych faktów);
5. Wskazanie nazwisk wszystkich osób uczestniczących w zdarzeniu;
6. Czy kadra kierownicza wie o zdarzeniu? (tak lub nie);
7. Kiedy miało miejsce to zdarzenie? (data lub okres);
8. Gdzie miało miejsce to zdarzenie? (miejscowość, spółka, jednostki lub komórki organizacyjna, której dotyczy Naruszenie prawa lub Inne działanie bezprawne);
9. Kiedy i w jaki sposób dowiedziałeś się o tym zdarzeniu? (ramy czasowe);
10. Czy inne osoby wiedzą jeszcze o tym incydencie? Jeżeli tak, to kto?;
11. Z jakim działem biznesowym Grupy Heinz-GLAS jest związane to nieprawidłowe postępowanie?;
12. Czy osobiście jesteś uwikłany w to zdarzenie?

W przypadku nieposiadania pełnych informacji, o których mowa powyżej, Sygnalista powinien dokonać Zgłoszenia wewnętrznego w takim zakresie informacji, jakie posiada, w tym w szczególności podaćna czym opiera swoje podejrzenia.

Termin na przekazanie Sygnaliście Informacji zwrotnej

Dokładamy starań, aby udzielić Sygnaliście Informacji Zwrotnej możliwie szybko. W każdym przypadku, termin na przekazanie Sygnaliście Informacji zwrotnej nie przekracza 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego, a w przypadku braku potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia wewnętrznego.

 Działania naprawcze na skutek Zgłoszenia

Zarząd decyduje o dalszych działaniach naprawczych mających na celu usunięcie skutków Naruszenia prawa lub Innych działań bezprawnych będących przedmiotem Zgłoszenia i przeciwdziała podobnym naruszeniom w przyszłości. Działania naprawcze mogą polegać w szczególności na wyciągnięciu konsekwencji prawnych wobec osób winnych Naruszenia prawa (np. rozwiązanie umowy, zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa), jak też na zmianie obowiązujących w Grupie HEINZ-GLAS w Polsce wewnętrznych wytycznych czy regulaminów.

Ochrona Sygnalistów oraz zakaz Działań odwetowych

Grupa HEINZ-GLAS w Polsce podejmuje wszelkie działania zapewniające co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania Sygnalisty.

Sygnalista podlega ochronie, o której mowa powyżej, pod warunkiem że posiadał uzasadnione podstawy pozwalające sądzić, że informacje będące przedmiotem Zgłoszenia są prawdziwe w momencie dokonywania Zgłoszenia i że informacja taka stanowi informację o Naruszeniu prawa.

Informacja na temat możliwości dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych

Zgłoszenie dotyczące Naruszenia prawa może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego, a w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej (Zgłoszenie zewnętrzne). Korzystanie z zewnętrznego kanału dokonywania zgłoszeń może nastąpić po uprzednim dokonaniu Zgłoszenia za pośrednictwem wewnętrznego kanału, w tym w szczególności Platformy, lub od razu za pośrednictwem kanału zewnętrznego. Zgłoszenia zewnętrzne dokonywane są w oparciu o następujące zasady:

• Organami przyjmującymi Zgłoszenia zewnętrzne są organy publiczne przyjmujące Zgłoszenia zewnętrzne dotyczące Naruszeń prawa w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane także do Rzecznika Praw Obywatelskich  w przypadku, w którym Sygnalista nie może określić organu publicznego właściwego do przyjęcia Zgłoszenia zewnętrznego;
• Informacje o trybie postępowania mającym zastosowanie w przypadku Zgłoszenia zewnętrznego, w tym dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie Zgłoszenia zewnętrznego, zostaną udostępnione na stronach Biuletynu Informacji Publicznej organów publicznych.